【テンプレ】面接日程の調整メールの返信マナーと例文【就活対策】

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企業から「次の面接の日時に関する連絡」があったものの、すでに別の面接が入っていて調整をお願いしなくてはいけなかったり、そもそもどう返信したらよいのか悩みますよね。

メールは送ってしまったら修正できない上に、ビジネスメールは最低限のマナーがあります。

忙しい担当者に対して失礼のないよう、マナーを確認した上ですぐに対応できるようにしておきましょう。

 

ポイントは4つ!

①返信は24時間以内に対応する。

②見やすく、簡潔に。(カタカナは全角、数字は半角で)

③返信メールは本文を消さずに残して返信する。

件名はそのまま、もしくは丁寧に返信したい場合は「面接日程について(●●大学 名前)」でも可。

 

余談ですが、就活専用のアドレスは持っていますか?

実は担当者はメールアドレスも見たりしてるんですよ。

例えば「ilovemasaki~@__」「trampdaitouryou~@__」なんていうのはマイナスイメージ。

一度自分のアドレスを見直して、就活専用のアドレスを用意しておきましょう。

それでは、上記を踏まえて4つの返信パターンの例文を見ていきましょう。

 

【指定された日程に対して調整できる場合の返信】

 

件名:Re:面接日程のご連絡

株式会社●●●部 ●●様

いつもお世話になっております。
●大学●●学部の●●です。

この度は、面接日程のご連絡誠にありがとうございます。

それでは、ご指定頂きました

日時: ●月●日 13:00~
場所: 親和ビル3F

上記に貴社に伺わせて頂きます。

お忙しい中、貴重なお時間を頂けましたこと、大変嬉しく思っております。
当日はどうぞよろしくお願い致します。
_________________________
●●大学、●●部、●○学科4年
名前(ふりがな)
E-mail:●○co.jp
TEL:090-****-****
_________________________

 ★ポイント 指定された日時は必ず記載。そしてすぐに手帳に書いておきましょう。

 

【指定された日程で調整できない場合の返信】

件名:Re:面接日程のご連絡

株式会社●●●部 ●●様

いつもお世話になっております。
●大学●●学部の●●です。

この度は、面接日程のご連絡誠にありがとうございます。
大変嬉しく、是非参加させていただければと思っております。

>>日時: ●月●日 13:00~ 場所: 親和ビル3F

ただ、ご指示頂きました日程ですが、ありにくその日は大学の受講日と重なっており調整が難しい状況です。

誠に勝手なお願いで恐縮ですが、よろしければ以下の日程の中から、面接日時を再設定をお願いできないでしょうか。

  • 月●日 10:00~13:00
  • 月●日 13:00~15:00
  • 月●日 10:00~13:00

こちらの都合で誠に申し訳ありませんが、ご検討下さいますよう、何卒よろしくお願い申し上げます。
_________________________
●●大学、●●部、●○学科4年
名前(ふりがな)
E-mail:●○co.jp
TEL:090-****-****
_________________________

 

★ポイント 代替日は最低でも3つ書きましょう。再度調整になると忙しい担当者の負担になります。理由については、理由を記載すると丁寧ですが別の面接と重複した場合などは「別件があり」と書くとよいでしょう。

 

【日程の候補を複数あげる場合の返信】

件名:Re:面接日程のご連絡

株式会社●●●部 ●●様

いつもお世話になっております。
●大学●●学部の●●です。

この度は、面接日程のご連絡誠にありがとうございます。
大変嬉しく、是非参加させていただければと思っております。

面接の日程につきまして、下記の日程でお伺いすることが可能です。

1. ●月●日 10:00~13:00
2. ●月●日 13:00~15:00
3. ●月●日 10:00~13:00

上記の日程で調整して頂けますと幸いです。
その他の日程に関してもできる限り調整させて頂きます。

それでは、お忙しい中大変恐縮ですが、ご連絡お待ちしております。

_________________________
●●大学、●●部、●○学科4年
名前(ふりがな)
E-mail:●○co.jp
TEL:090-****-****
_________________________

★ポイント こちらから日程を上げる場合も、最低3つ用意しましょう。柔軟に対応できる一言を添えるとより丁寧です。

 送信ボタンを押す前に!

 件名、宛先、日時は指先確認で最終チェックを忘れずに!せっかくの丁寧なメールも誤字脱字があると評価も半減します。また、ビジネスメールは今から書籍を一冊買って手元に置いておくと、入社後も役に立ちますよ。

 

 

 



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